Einbinden des IT-Betreuers in das Bildungsportal

1 Warum?

Alle Lehrpersonen haben im Bildungsportal Zugriff auf den Bereich ihrer Stammschule. Lehrer, die an einer Schule unterrichten oder IT-Betreuer sind, die nicht ihre Stammschule ist, haben keinen Zugriff auf diesen Bereich.

Gerade für IT-Betreuer an Schulen der Sekundarstufe 1, die an der Geräteinitiative teilnehmen, ist es vorteilhaft, zum Anlegen der Schüler und zur Verwaltung der CCCS-Anbindung im Bildungsportal Zugriff auf die jeweilige Schule und ihre Daten zu haben.

Die Schulleitung kann einer externen Person recht einfach Zugriff auf das Bildungsportal gewähren. In weiterer Folge erscheinen die jeweiligen Schulen im Bildungsportal untereinander angeordnet.

2 Einladung des IT-Betreuers in das BIP der Schule

1. Die Schulleitung meldet sich mit ID Austria beim Bildungsportal (https://www.bildung.gv.at) an. Dies kann auch von einer Person durchgeführt werden, die von der Schulleitung zum "Bildungsportal-Admin" erhoben wurde.

2. Im Bereich der eigenen Schule muss zu "Delegierte Aufgaben" gewechselt werden:

3. In diesem Bereich wird nun unter "Mehr" (ganz rechts) der Bereich "Zuordnungen" gewählt:

4. Nun kann an die Mailadresse des IT-Betreuers eine Einladung versandt werden:

5. Das Einladungsformular muss nun komplett ausgefüllt werden. Hier kann der Zugriff auf das Bildungsportal allenfalls auch befristet werden:

6. Nach der Bestätigung durch "Änderungen speichern" wird ein Mail an die angegebene Mailadresse versandt:

Der IT-Betreuer klickt auf den Link im Mail und meldet sich seinerseits mit seiner ID-Austria beim Bildungsportal an:

7. Die Direktion erhält daraufhin eine Nachricht, dass die Einladung angenommen wurde:

Durch die Kombination der angegebenen E-Mail-Adresse sowie des Echtnamens aus dem Bildungsportal kann die Korrektheit geprüft werden. Durch Auswählen des Links "Schulzuordnung aktivieren" kann der Zugang für den IT-Betreuer nun aktiviert werden.
Alternativ kann auch einfach die geöffnete Zuordnungen-Seite im Bildungsportal aktualisiert und dort der neue Benutzer aktiviert werden:

8. Der IT-Betreuer erhält nun ein Mail, in dem die Aktivierung bestätigt wird:

3 Zuordnung der Rolle "Systemadministrator"

Der folgende Schritt ist von der Direktion (oder von einem Bildungsportal-Admin) an jeder Schule für den jeweiligen IT-Betreuer der Schule durchzuführen.

Im Bereich "Delegierte Aufgaben" sucht man (im Suchfeld rechts oben) nach dem Namen des IT-Betreuers und ändert dort die Delegierte Aufgabe auf "Systemadministrator":

Schritt 1:

"Keine" anklicken

Schritt 2:

"Systemadministrator" auswählen und "Änderungen speichern"

Ergebnis:

Bei der nächsten Anmeldung im Bildungsportal sieht der IT-Betreuer nun diese Schule zusätzlich aufgelistet, inklusive Zugriff auf Schüler- und Klassendaten, Mitarbeiter/innen sowie die Einstellungen zu ID Push. Letztere sind für die Verwendung des CCCS notwendig.

In der Übersicht bleibt der IT-Betreuer in der Rolle Lehrer. Durch die delegierte Aufgabe hat er nun aber Zugriff auf weitere Elemente im Bildungsportal, die für die Verwaltung von Schüler- und Lehreraccounts sowie zur Verwaltung der Geräteinitiative notwendig sind.